Avez-vous déjà essayé d’appeler une entreprise qui ne vous a pas répondu ? Ce n’est pas une bonne impression, surtout s’il n’y a pas de possibilité de laisser un répondeur. À moins que vous ne disposiez d’une équipe de réception dédiée, le meilleur moyen d’éviter cette situation est d’externaliser le traitement des appels des clients. Voici six avantages à confier cet important rôle de communication à un prestataire de services d’accueil téléphonique professionnel :

1. Ne jamais manquer un appel

L’avantage le plus évident et le plus important de l’externalisation de votre service d’accueil téléphonique est que vous ne manquerez jamais un appel. Pendant les heures de travail normales, une réceptionniste professionnelle répondra aux appels en votre nom, les transfèrera ou prendra les messages selon vos instructions. Ainsi, pendant les heures de bureau, quel que soit l’endroit où vous vous trouvez ou l’intensité de votre activité, les appels de vos clients potentiels ou existants ne sont pas manqués et ne tombent pas directement sur la boîte vocale. En dehors des heures de bureau, vous pouvez prendre des appels et laisser des messages vocaux avec un message vocal professionnel personnalisé pour votre entreprise.

En d’autres termes, optez pour l’externalisation de l’accueil téléphonique de votre entreprise. Cette solution vous permet donc de recevoir tous les appels provenant de l’extérieur de votre structure. Dans cette optique, en confiant cette tâche à Les Demoiselles du Téléphone, vous êtes sûr de profiter d’une prestation de qualité. Cette entreprise met à votre disposition des secrétaires en CDI pour répondre de manière professionnelle à vos appels.

2. Améliorer votre image professionnelle

Quel que soit le numéro de téléphone fixe ou mobile utilisé par votre entreprise, si votre téléphone sonne ou tombe sur la messagerie vocale pendant les heures de bureau, vous envoyez un mauvais message à vos clients potentiels et existants. L’utilisation d’un numéro de téléphone fixe en France et la présence d’une réceptionniste hautement qualifiée pour répondre au téléphone peuvent avoir un impact significatif sur l’image professionnelle de votre entreprise. Cela légitime votre activité et contribue à donner la bonne impression d’une entreprise établie, efficace et fiable.

3. Améliorer l’expérience du service à la clientèle

Offrir une bonne expérience de service à la clientèle est crucial et aussi important que les produits et services que vous vendez. Les gens attendent un niveau de service à la clientèle professionnel, efficace et cohérent de la part de toutes les entreprises qu’ils utilisent ou envisagent d’utiliser, et ils ne vous contacteront pas à plusieurs reprises. En faisant appel à un prestataire tiers pour fournir un service d’accueil téléphonique, vous pouvez vous assurer que tous les appelants reçoivent le meilleur service à la clientèle de la part de professionnels hautement qualifiés, quel que soit leur engagement envers votre entreprise ou le volume d’appels qu’ils passent.

4. Minimiser le risque de perte de chiffre d’affaires

Malgré les progrès de la connectivité et des communications en ligne, les études montrent que 61 % des consommateurs préfèrent parler au téléphone lorsqu’ils ont besoin d’aide. C’est généralement plus rapide et plus efficace, surtout si la demande est complexe ou si le client a une plainte à formuler. Pour répondre aux demandes et aux attentes de tous les clients existants et potentiels, il est essentiel que votre entreprise offre plusieurs options, y compris un service de réponse téléphonique fiable. Sinon, le risque est de perdre des ventes. En effet, un appel manqué est une opportunité perdue pour votre entreprise.

5. Vous pouvez vous concentrer sur d’autres activités

En tant qu’entrepreneur très occupé, vous devez vous assurer que vous disposez du temps et de l’espace nécessaires pour fournir vos produits et services à vos clients, gérer l’administration nécessaire et développer votre entreprise. Cela laisse peu de place pour d’autres activités, comme répondre au téléphone. Répondre au téléphone est une distraction majeure et un obstacle à la productivité. Tout en veillant à ce que tous les gestionnaires d’appels reçoivent un service clientèle optimal à chaque fois, vous devez mettre en place des systèmes qui leur permettent de se concentrer et de faire leur meilleur travail sans être interrompus. L’un des meilleurs moyens d’y parvenir est de confier la gestion des appels des clients à un service d’accueil téléphonique.

6. Moins cher que l’embauche d’une réceptionniste

La création et la gestion d’une entreprise peuvent coûter cher. Il est donc essentiel de minimiser les frais généraux, en particulier dans les premiers temps d’une nouvelle entreprise. Pour de nombreuses petites entreprises, l’embauche d’une réceptionniste à temps plein ou la mise en place de l’infrastructure nécessaire est hors de portée, et en tant qu’employeur, elle s’accompagne d’encore plus de responsabilités administratives et légales. Cependant, une ligne téléphonique déconnectée peut nuire à votre capacité à fidéliser vos clients et à vous assurer de futures affaires.

L’externalisation de ce travail est moins coûteuse et plus facile. Un fournisseur de services d’accueil téléphonique dispose également des ressources nécessaires pour répondre aux besoins de toute entreprise, y compris la flexibilité nécessaire pour gérer les fluctuations soudaines du volume d’appels. La tranquillité d’esprit que procure le traitement de tous les appels permet de minimiser les coûts et d’améliorer les marges bénéficiaires.